Ako ćete pismo poslati faksom, slijedite određena pravila prilikom sastavljanja tako da ga primatelj pročita i ne pošalje izravno u koš za otpad.
Upute
Korak 1
Sastavite slovo u uređivaču teksta MS Word ili pomoću predloška koji se može odabrati u programu MS Publisher (s logotipom tvrtke). Ako ćete slati tablice, prihvatljivo je koristiti i MS EXEL. Slike moraju imati.jpgG proširenje.
Korak 2
Standardno pismo poslano faksom veličine je jedne A4 stranice. Font - veličina najmanje 10 točaka. Stoga nemojte širiti misli po drvetu tako da ne morate poslati pismo na nekoliko stranica. I ne pokušavajte smjestiti sve podatke za koje smatrate da su potrebni na jednu stranicu koristeći veličine fontova približne nuli.
3. korak
Budite jasni i jezgroviti. Ako vašem adresatu trebaju dodatne informacije, tablice s informacijama, slike, neće vas oklijevati obavijestiti o tome telefonskim brojevima ili e-adresom navedenom u vašem pismu. Pišite samo o onome što bi moglo zanimati vašeg adresata. Ako vam je poslan zahtjev, odgovorite samo na njega.
4. korak
U tekst nemojte umetati premale slike ili slike sa složenom grafikom, tako da vaš primatelj nema doslovno "zamagljen" dojam o vama, vašim uslugama i vašoj tvrtki.
Korak 5
Obratite se svakom primatelju imenom i osobnim imenom, čak i ako šaljete pisma faksom. Obavezno zahvalite primatelju na čitanju ovog pisma, a tek onda nastavite s iznošenjem podataka o vašoj robi ili usluzi ili odgovora na njegovo pitanje.
Korak 6
Ako se bavite komercijalnom poštom, pokušajte privući pozornost potencijalnog klijenta cijenama i popustima za svoju robu ili usluge, grafički ih ističući.
Korak 7
Pri završetku pisma svakako izrazite nadu u daljnju suradnju. Navedite adresu, broj telefona / faksa i e-mail svoje organizacije (čak i ako ste ih već ranije naveli).
